第一条 为规范人事档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和用人事档案，使之更好地为学院教学和科研服务，按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，结合学院实际情况，制定本规定。

      第二条 人事档案人事部门按照党的人事政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件材料。

      第三条 人事档案室属于机要部门，严格执行有关档案接收、管理和借阅制度，认真履行登记、签字手续，确保人事档案的安全、保密和完整。人事档案专人管理，管理人员工作调动时，必须办理交接手续。

      第四条 严格遵守党和国家保密守则。未经批准，任何人员不得私自将档案携带外出，也不得随意复印，档案人员不得私自摘抄和传播具有内部和保密性质的档案的内容。人事档案管理工作人员，不准向无关人员谈论、泄露有关档案的内容。

     第五条 严格执行档案材料销毁制度，不得擅自转移、分散和销毁档案材料。经清理需要销毁的材料，必须进行登记，经部门负责人批准后，方可销毁。

     第六条 干部人事档案必须存放在铁质档案柜内。档案应由专人负责保管，档案室、档案柜钥匙应由档案人员负责保管。档案人员离开档案室时，应及时将门窗关闭、锁好。

     第七条 档案人员应经常检查档案的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）情况，发现不安全因素应及时检修或更换设施，以确保绝对安全。

     第八条 每半年逐人核对一次人事档案，年终进行全面检查和核对，发现问题及时解决。 

     第九条 档案室和档案柜要保持清洁，严禁在档案室内吸烟、生火炉、用电炉、放置易燃易爆物品、食品等以确保安全。

     第十条 下班前要检查电源是否切断，照明灯是否关闭，窗帘是否拉下、门窗是否都关好等。